Prace zarządu

Szanowni Państwo,

W ostatnim czasie mogli się Państwo poczuć zakłopotani poprzez działania dwóch osób, które działają w sposób nieprzychylny dla Zarządu. Pragniemy przedstawić naszą opinię w tej sprawie.

Poniższy tekst będzie długi, jednak będzie zawierał odniesienia do wszystkich zarzutów wskazanych w piśmie tych osób.

Przedstawiamy treści zarzutów wraz z odpowiedzią Zarządu.

Zarzut 1. Brak gospodarności.

Odpowiedź: Chcemy jasno wyrazić, że zarzut braku gospodarności w naszym zarządzaniu środkami Stowarzyszenia jest co najmniej absurdalny. Wszyscy członkowie zarządu starają się jak najlepiej inwestować, jednocześnie dbając o bezpieczeństwo finansowe Stowarzyszenia.

Jednym z problemów, na które zwracano uwagę, była strata finansowa, co często było interpretowane jako ujemne saldo na koncie, co istotnie mogło budzić niepokój. Jednakże, pragniemy podkreślić, że strata finansowa to nic złego - jest to różnica pomiędzy wydatkami, a wpływami. W żadnym razie nie oznacza to, że Stowarzyszenie znajdowało się na minusie. Wręcz przeciwnie, saldo było na poziomie gwarantującym stabilność i zdrowie finansowe Stowarzyszenia. Nie było żadnego zagrożenia utraty płynności finansowej.

Opinia o braku gospodarności może wynikać z niezrozumienia działań Zarządu. Pragniemy zapewnić wszystkich członków, że naszym priorytetem jest poprawa warunków dla całej społeczności.

Zarzut 2. Zlecanie prac w stowarzyszeniu jednej firmie (działkowiec), bez rozpatrzenia propozycji z innych firm.

Odpowiedź: Zarząd Stowarzyszenia, po przeprowadzeniu analizy kosztów, wybrał firmę działkowca do wykonania prac. Osoba ta była znana w naszej społeczności, miała doświadczenie w pracy na terenie ogrodu działkowego i znała sieć elektryczną.

Decyzja o wyborze firmy była oparta na zaufaniu społeczności, doświadczeniu oraz znajomości lokalnych warunków.

Celem było zapewnienie wysokiej jakości prac, z uwzględnieniem specyfiki ogrodu i jego infrastruktury elektrycznej, dbając o dobro Stowarzyszenia i jego członków.

Zarzut 3. Przyjęcie zmiany rozliczeń za prąd w systemie cen zmiennych, co nie jest dla nas korzystne.

Odpowiedź: Zarzut ten wynika z braku pełnego zrozumienia mechanizmu naliczania opłat oraz zastosowanej metody obliczeń opartej na średniej ważonej. Warto zaznaczyć, że ostateczna cena energii elektrycznej na fakturach jest zmienna w różnych okresach roku.

Czynimy starania, aby uwzględnić wszystkie przysługujące zniżki zgodnie z obowiązującym prawem. Zadowoleniem informujemy, że udało się nam przekonać dostawcę energii do dokonania korekty faktur za lata 2023 i 2024 dotyczących zarówno Domu Działkowca, jak i działek.

Zarzut 4. Prace zlecone wykonywane przez członków zarówno Zarządu jak i Komisji Rewizyjnej przy braku informacji za co otrzymali wynagrodzenie, oraz braku wcześniejszych informacji o możliwości odrobienia takiej pracy w ramach czynu społecznego (4 godziny).

Odpowiedź: Zarząd regularnie informuje o wykonywanych pracach i zaprasza członków do udziału w działaniach społecznych oraz pełnienia funkcji gospodarza. Z powodu braku chętnych, niektóre zadania musiały być wykonane przez członków zarządu. Wychodziło to poza ich standardowe obowiązki, w związku z czym za wykonywane prace przysługiwało wynagrodzenie.

Co do zarzutów dotyczących członków Komisji Rewizyjnej, tylko jeden członek był krótkotrwale zatrudniony jako gospodarz, co zostało szybko skorygowane. Osoba ta otrzymała wynagrodzenie jedynie za 4 godziny pracy.

Wskazanie na "członków Komisji Rewizyjnej" jako osób zatrudnionych jest nieprawdziwe, gdyż dotyczyło to tylko jednej osoby. Podkreślenie tego w liczbie mnogiej jest manipulacją faktami oraz pomówieniami.

Zarzut 5. Księgowość za bardzo wysoką stawkę, gdzie wcześniej przez wiele lat stawka dla 1 księgowej oscylowała na poziomie 5 ty. Maksymalnie.

Odpowiedź: Obecna stawka odzwierciedla nie tylko prace związane z rokiem 2023, ale także analizę oraz poprawę danych finansowych z lat ubiegłych. To, co jest istotne, to fakt, że obecna stawka jest zgodna z cenami rynkowymi dla pełnej księgowości oraz prowadzeniem kadr.

Oczywiście wiemy, że mogą istnieć opcje o niższych stawkach, jednak należy zwrócić uwagę na ryzyko związane z takimi wyborami. Prowadzenie księgowości to zadanie wymagające precyzji i znajomości przepisów podatkowych oraz rachunkowych. Niższa stawka może prowadzić do niedociągnięć lub błędów, co z kolei może generować dodatkowe koszty i problemy w przyszłości.

Jesteśmy przekonani, że aktualna stawka odzwierciedla wartość i jakość świadczonych usług, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i solidność prowadzonej księgowości. Zapewnia nam również poprawność prowadzenia kadr, zgodność z prawem oraz prawidłowość rozliczenia z Urzędem Skarbowym oraz ZUS-em.

Zarzut 6. Odrzucone wnioski o dotacje z powodu błędnych zapisów w KRS lub błędnie wypełnionych wniosków, co również pozbawia nas dodatkowych środków finansowych jakie moglibyśmy już wykorzystać.

Odpowiedź: Pismo z Urzędu Marszałkowskiego z 29 marca 2024 w sprawie zakwalifikowania na listę rankingową o uzyskanie dotacji potwierdza prawidłowość i prawomocność złożonego wniosku.

Zarząd oraz Komisja Rewizyjna pełnią swoje funkcję od momentu powołania przez Walne Zebranie. Wpis oraz usunięcie osób z KRS to jedynie kwestia formalna. Kancelaria Prawna reprezentująca Stowarzyszenie złożyła odpowiednie dokumenty do KRS.

Faktem jest, że również według naszej opinii trwa to zbyt długo. Jeśli jednak sąd wskaże konkretne uchybienia, wówczas Zarząd podejmie stosowne kroki w celu ich poprawy.

Zarzut 7. Oskarżanie i pomawianie osób nie będących już członkami stowarzyszenia o malwersacje co wybrzmiało głośno na Walnym Zebraniu (w momencie braku możliwości wyjaśnień z ich strony bo nie zostali zaproszeni przez Zarząd).

Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia z samej nazwy wskazuje, że dotyczy ono tylko członków Stowarzyszenia. Osoba, o której mowa w tym zarzucie nie jest członkiem Stowarzyszenia, dlatego nie została zaproszona na zebranie.

Zarząd nikogo publicznie nie oskarżał, ani nie robił tego na Walnym Zebraniu. Informacja wskazana w zarzucie wynika z pytania członków Stowarzyszenia na Walnym Zebraniu. Skarbnik odniósł się w tej sprawie rzeczowo i zgodnie z posiadaną dokumentacją.

Rozumiemy, że sprawa jest delikatna, dlatego nie będziemy jej poruszać przed podjęciem decyzji przez sąd lub zastosowania ugody.

Zarzut 8. Brak zainteresowania wszystkich członków zarządu sprawami bieżącymi działkowców oraz próby przerzucania obowiązków na osoby trzecie, brak osoby reprezentującej nasze Stowarzyszenie na spotkaniach z Prezydentem lub inne okazje, co jest tłumaczone BRAKIEM CZASU WSZYSTKICH W ZARZĄDZIE.

Odpowiedź: Zarząd jest zaangażowany w wiele obowiązków dotyczących Stowarzyszenia, które niestety mogą wykraczać poza nasze możliwości. Należy być jednak świadomym, że poza działalnością w Stowarzyszeniu jesteśmy aktywni zawodowo. W związku z tym, kiedy musimy wybierać pomiędzy pracą dla Stowarzyszenia, a naszą prywatną pracą, zdecydujemy się na tę drugą, ponieważ po prostu zapewnia nam środki do życia.

Nie jest realistyczne oczekiwać, że porzucimy naszą prywatną pracę na rzecz pracy w Stowarzyszeniu, zwłaszcza kiedy tylko Skarbnik i Prezes otrzymują skromne wynagrodzenie, a pozostali członkowie nie są wynagradzani wcale.

Jednocześnie zwracamy uwagę, że każdy członek Stowarzyszenia powinien być zaangażowany i pomagać w jego funkcjonowaniu. Wzajemne wsparcie to naturalna rzecz. Kiedy ktoś prosi o pomoc, reagujemy w sposób empatyczny, oferując wsparcie lub szczerze wyjaśniając, jeśli nie możemy pomóc. Potępienie kogoś kto poprosił o pomoc jest co najmniej niegrzeczne i nieuprzejme.

9. Brak zorganizowania imprezy działkowej - Dzień Działkowca, jak również Dożynek (co nigdy wcześniej nie miało miejsca ) oraz Sylwestra. Tłumaczono brakiem chętnych do organizowania ww imprez.

Odpowiedź: To co najmniej absurdalne i bezczelne oskarżenie. Na Dzień Działkowca zgłosiło się jedynie 4 działkowców, a razem z zaproszonymi przez te osobami gośćmi, stanowiło ogółem 11 osób. Przy tak niewielkiej liczbie uczestników organizacja imprezy jest po prostu bezcelowa. Dodatkowo, zarzucanie braku organizacji imprez przez osoby, które nie wyraziły zainteresowania udziałem w nich, jest zupełnie nieuzasadnione.

Co do Dożynek i Sylwestra, żaden z działkowców nie wyraził zainteresowania uczestnictwem. W takiej sytuacji organizacja tych wydarzeń była bezcelowa

Zarzut 10. Zatajenie informacji na Walnym Zebraniu o planowanej podwyżce ceny prądu w obawie przed skutkami głosowania nad odwołaniem Zarządu co było celowym działaniem skarbnika jak również pozostałych członków Zarządu.

Odpowiedź: Jest to oczywiste oczernianie Zarządu bez żadnych konkretnych dowodów.  Zdecydowanie nie miało miejsca żadne zatajanie informacji. Porządek obrad Walnego Zabrania nie obejmował ceny prądu.

Ponadto, zgłaszanie głosowania nad odwołaniem Zarządu bez konkretnych podstaw lub przesłanek może budzić wątpliwości co do motywacji osoby, które takie żądanie zgłaszają. Decyzje takiej wagi powinny być oparte na solidnych argumentach oraz być poprzedzone poważną dyskusją i analizą sytuacji.

Odwołanie Zarządu jest procesem poważnym, który może wpłynąć na stabilność oraz skuteczność działania organizacji. Dlatego niezależnie od osobistych opinii o działaniu Zarządu, takie decyzje powinny być podejmowane racjonalnie i w trosce o dobro organizacji.

Ponadto, zgłaszanie takiego punktu bez uprzedniego powiadomienia już na samym początku zebrania zakłóciło jego przebieg, generując niepotrzebne napięcie i konflikty. Dlatego ważne jest, aby wszelkie kwestie związane z odwołaniem Zarządu były omawiane z poszanowaniem procedur i zasad określonych w statucie organizacji oraz w atmosferze otwartej dyskusji i szacunku dla wszystkich uczestników.

Zarzut 11. Brak wnikliwej analizy Komisji Rewizyjnej odnośnie prawidłowości podjętych działań finansowych przez Zarząd, jak również podpisywanie umów zleceń członków Komisji Rewizyjnej w stosunku do nich samych.

Rolą Komisji Rewizyjnej jest przeprowadzanie kontroli wszelkich aspektów działalności finansowej. Sprawozdania i raporty były i są starannie analizowane, a wszelkie uwagi czy zastrzeżenia są przedstawiane Zarządowi.

W odniesieniu do podpisywania umów zleceń przez „członków Komisji”, pragniemy ponownie podkreślić, że jest to manipulacja faktami oraz pomówienia.

Komisja jest zobowiązana do niezależnego i obiektywnego podejścia do każdej sytuacji, dbając o interesy naszej społeczności. Chęć pomocy w zwykłych pracach na rzecz ogrodu nie powinna piętnowana, wręcz przeciwnie - powinna być pochwalona.

Podsumowując, jako Zarząd twardo trzymamy się naszych działań i jesteśmy gotowi udowodnić ich słuszność. Zwracamy uwagę na ich pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz nadrzędny priorytet - dobro Stowarzyszenia. Odrzucamy wszelkie zarzuty jako bezpodstawne i nieuzasadnione, podkreślając, że działania podejmowane są z myślą o stabilności i rozwoju społeczności działkowców. Zarząd zachowuje pełną transparentność i otwartość na wszelkie dyskusje, gotowy do udzielenia wszelkich wyjaśnień i wykazania słuszności podejmowanych decyzji.

Z przyjemnością informujemy o postępie ważnych prac modernizacyjnych, które mają na celu poprawę infrastruktury i komfortu użytkowników naszych ogrodów. Poniżej przedstawiamy szczegóły dotychczasowych działań oraz planowanych prac:

Transport i Rozładunek Sprzętu

Na początku prac dostarczono i rozładowano niezbędny sprzęt, który jest kluczowy dla realizacji zaplanowanych robót ziemnych. 

Wykop pod Instalację

Kolejnym etapem była realizacja wykopu pod nową instalację, która ma na celu poprawę infrastruktury ogrodowej. Prace te obejmowały precyzyjne wykopy, prowadzone przez doświadczonych operatorów sprzętu.

Długie Wykopy

W ramach projektu wykopano długi rów o znaczącej długości, niezbędny do umieszczenia kabli oraz rur dla nowej instalacji, który biegnie wzdłuż jednej z alejek ogrodowych.

Instalacja Nowej Skrzynki Elektrycznej

Zakończenie prac ziemnych umożliwiło instalację nowej skrzynki elektrycznej, która zapewni lepsze i bezpieczniejsze zasilanie dla działkowiczów. Nowa skrzynka, widoczna na zdjęciu 4, została zainstalowana zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i wydajności.

Planowane Prace

Nasi elektrycy wkrótce przystąpią do końcowego etapu prac, który obejmuje:

Podłączenie Prądu na Modernizowanych Działkach

W najbliższym czasie zostanie podłączony prąd do nowych instalacji na modernizowanych działkach, co znacząco poprawi funkcjonalność i wygodę użytkowników.

Zabezpieczenie Starych Skrzynek Elektrycznych

Stare skrzynki elektryczne, które nie spełniają już swojej roli, są uszkodzone i stanowią zagrożenie, zostaną odpowiednio zabezpieczone. Zapewni to bezpieczeństwo działkowiczów i poprawi ogólną estetykę ogrodów.

Inne Prace Zarządu

Zarząd aktywnie angażuje się również w inne kluczowe zadania, w tym:

Porządkowanie Dokumentów

• Regularne porządkowanie dokumentacji w celu utrzymania porządku i łatwego dostępu do ważnych informacji.

Aktualizacja Danych Działkowców

• Systematyczna aktualizacja danych działkowców, aby zapewnić dokładność i aktualność naszych baz danych.

Wykonywanie Płatności za Faktury

• Terminowe realizowanie płatności za faktury, co gwarantuje ciągłość usług i dostaw.

Korekty Faktur za Prąd

• Kolejne próby uzyskania korekty faktur za prąd od początku 2023 roku, mające na celu wyeliminowanie błędów i zapewnienie uczciwego rozliczenia.

Kontakt z Działkowcami

• Regularny kontakt z działkowcami w różnych ważnych sprawach, aby utrzymać otwartą i efektywną komunikację.

Przypomnienia o Zaległych Płatnościach

• Wysyłanie przypomnień o zaległych płatnościach, co pomaga w utrzymaniu płynności finansowej stowarzyszenia.

Prace Porządkowe na Terenie Ogrodów

• Organizacja i nadzór nad pracami porządkowymi na terenie ogrodów, aby utrzymać estetykę i porządek.

Oferta Pracy dla Pracownika ds. Porządkowania Terenów Zielonych

• Przygotowanie oferty pracy dla nowego pracownika odpowiedzialnego za porządkowanie terenów zielonych, co ma na celu zwiększenie efektywności utrzymania ogrodów.

Ustalanie Warunków Remontu Skrzynki Elektrycznej

• Ustalanie warunków remontu kolejnej skrzynki elektrycznej, która uległa awarii (częściowo spalona przez poluzowane przewody), co jest niezbędne dla bezpieczeństwa użytkowników.

Planowanie Prac Modernizacyjnych Skrzynek Elektrycznych

• Planowanie dalszych prac modernizacyjnych kolejnych skrzynek elektrycznych na alejach, co pozwoli na kontynuację procesu unowocześniania infrastruktury.

Nadzór i Monitorowanie

Zarząd Stowarzyszenia na bieżąco monitoruje i nadzoruje wszystkie prace modernizacyjne, aby zapewnić ich sprawny przebieg oraz zgodność z najwyższymi standardami jakości i bezpieczeństwa. Regularne kontrole i ścisła współpraca z wykonawcami pozwalają nam na szybkie reagowanie na wszelkie pojawiające się problemy i wyzwania.

Prace te stanowią istotny krok w kierunku modernizacji i poprawy warunków na naszych ogrodach działkowych. Jesteśmy przekonani, że nowe instalacje przyczynią się do większej wygody i bezpieczeństwa wszystkich użytkowników. Dziękujemy wszystkim za cierpliwość i wyrozumiałość w czasie realizacji prac.

Zarząd był aktywny i podejmował wiele kluczowych działań w trakcie kolejnego dnia.

Prezes osobiście nadzorował prace związane z wyrównywaniem terenu parkingu przy użyciu koparki. Parking był już prawie ukończony, pozostało tylko zagęszczenie gruntu.

Dodatkowo, koparka została wykorzystana do wyrównania terenu po usunięciu kompostowników przy Domu Działkowca. Zarząd przypomniał działkowcom o surowym zakazie wyrzucania odpadów w tym miejscu poprzez przygotowanie tablicy informacyjnej.

Wokół nowej furtki przeprowadzono prace porządkowe, co było konieczne zgodnie z zobowiązaniem Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów, który zobowiązał się do usunięcia drzew znajdujących się w bezpośrednim sąsiedztwie ogrodzenia działek. Te drzewa uszkadzały ogrodzenie, więc ich usunięcie było konieczne dla jego utrzymania w odpowiednim stanie.

Zarząd wydrukował zgody dla posiadaczy pojazdów, którzy chcieli korzystać z parkingu przy Domu Działkowca, aby uporządkować korzystanie z tej przestrzeni

Ponadto, zostało wysłane ponaglenie w sprawie przycięcia drzew, których gałęzie sięgały poza ogrodzenie, zacieniając teren działek i uniemożliwiając dostęp do słońca. Pierwotne pismo w tej sprawie zostało wysłane 27.09.2023 r.

Na koniec, Zarząd przeprowadził rewizję odpadów wyrzucanych przez działkowców, zaznaczając, że wyrzucanie wózków dziecięcych do śmietnika jest nieakceptowalne i kontenery nie powinny być wykorzystywane do takich celów.

W ciągu ostatnich dwóch dni mieliśmy kilka istotnych zadań do wykonania, które znacząco wpłynęły na funkcjonalność i komfort naszej społeczności.

Po pierwsze, cieszymy się ogromnie, że udało się zrealizować zamówienie na kruszec niezbędny do budowy parkingu. Przewieziono 3 ciężarówki o łącznej wadze 45 ton materiału, co było wyzwaniem logistycznym, jednak dzięki zaangażowaniu naszego Prezesa udało nam się to zrealizować. Teraz możemy przystąpić do budowy miejsc parkingowych, co z pewnością poprawi dostępność parkingów dla działkowców.

Nie można zapomnieć o ogromnym zaangażowaniu naszego Prezesa oraz Wiceprezesa, którzy samodzielnie wykonali ciężką pracę polegającą na równomiernym rozłożeniu gruzu oraz popękanych ciężkich betonowych płyt ogrodzeniowych. Stanowi to pierwszą warstwę naszego nowego parkingu, co nie tylko ograniczy zużycie kruszywa, ale również przygotowało teren pod dalsze prace budowlane.

Dodatkowo, został zabudowany właz kanalizacyjny służący do rewizji odpływu wód deszczowych. Jest to istotny krok w zapewnieniu odpowiedniego odprowadzenia wód opadowych, co wpływa na bezpieczeństwo i komfort korzystania z terenu ogrodu działkowego.

Niezmiernie ważne jest także utrzymanie porządku i estetyki naszego ogrodu. Dlatego też doceniamy wysiłek jednego z działkowców, który w ramach czynu społecznego pomógł w dokończeniu likwidacji kompostowników przy Domu Działkowca. 

Przypominamy również o obowiązującym zakazie wyrzucania odpadów zielonych oraz konieczności posiadania przez wszystkich działkowców kompostowników na terenie swoich działek.

Kolejnym istotnym punktem było przeprowadzenie przeglądu i czyszczenia klimatyzacji w Domu Działkowca. Odkrycie niesprawnego klimatyzatora było niestety nieprzyjemnym zaskoczeniem, ale natychmiast podjęliśmy działania w celu wyłączenia go oraz zabezpieczenia pozostałych urządzeń. Trzy pozostałe klimatyzatory powinny być wystarczające do zapewnienia odpowiedniej regulacji temperatury na sali.

Niestety problem z uszkodzoną skrzynką elektryczną betonową okazał się znacznie poważniejszy. Wymagany jest pełny remont wyposażenia skrzynki. Naprawa tego uszkodzenia stanowi nieplanowany wydatek, jednak cieszy nas fakt, że część tych kosztów zgodzili się ponieść sami działkowcy. Dzięki temu będziemy mogli szybko przywrócić skrzynkę do stanu użyteczności i zapewnić stabilność naszej infrastruktury elektrycznej.

Dziękujemy wszystkim zaangażowanym za ich wysiłek i wsparcie. Wspólnie rozwijamy nasz ogród działkowy, dążąc do doskonałości!

Od pewnego czasu nie pojawiły się nowe informacje, jednak zapewniamy Was, że mimo tej pozornej ciszy, Zarząd Stowarzyszenia aktywnie działał.

Różnorodność obowiązków prywatnych, służbowych oraz społecznych, które każdy z nas ma na swojej drodze, czasami potrafią znacząco wpłynąć na naszą możliwość regularnego udostępniania nowych informacji. Niemniej jednak, pragniemy podkreślić, że nasze zaangażowanie w sprawy Stowarzyszenia nie słabnie, a działania podejmowane są systematycznie.

W ciągu tego okresu podjęliśmy wiele istotnych działań, takich jak:

1. Modernizacja sieci elektrycznej na alei Irysów: Odbyło się spotkanie z elektrykiem, w trakcie którego zawarto umowę dotyczącą modernizacji sieci elektrycznej na działkach 42-48 i 60-64. W wyniku awarii w jednej betonowej rozdzielnicy elektrycznej, która spowodowała odcięcie od prądu niektórych działkowców, podjęto pilne działania w celu ustalenia warunków naprawy.

2. Sprzątanie okolicy śmietników i monitoring segregacji odpadów: Przeprowadzono sprzątanie okolicy śmietników oraz zainicjowano monitoring osób, które wyrzucają nieprawidłowe odpady do kontenerów. Dwa działkowców zostali zobowiązani do zwracania uwagi na segregację śmieci, a pozostałych pouczono o konsekwencjach nieprawidłowej segregacji. Dodatkowo, Prezes Stowarzyszenia samodzielnie wywiózł na swój koszt odpady, które nie zostały przyjęte przez firmę odbierającą śmieci.

3. Instalacja plomb wodomierzy: Zainstalowano 5 plomb na wodomierzach.

4. Serwisowanie narzędzi: Zarząd podjął decyzję o serwisowaniu narzędzi będących na stanie Stowarzyszenia. W najbliższych dniach zostaną przekazane do serwisu.

5. Czyszczenie i serwis klimatyzacji w Domu Działkowca: Umówiono serwis i czyszczenie klimatyzacji w Domu Działkowca.

6. Interwencje przy wybitych bezpiecznikach: Podjęto 3 interwencje w przypadku wybitych bezpieczników w skrzynkach elektrycznych.

7. Dorobienie kluczy do furtki: W celu dorobienia kluczy do nowej furtki odwiedzono 3 punkty dorabiania kluczy, jednakże żadne z nich nie posiadały potrzebnych materiałów.

8. Naprawa uszkodzonych drzwiczek na słupie elektrycznym: Zgłoszono elektrykowi naprawę uszkodzonych drzwiczek na słupie elektrycznym, który w trybie pilnym zabezpieczył dostęp dla nieuprawnionych osób oraz usunął zagrożenie porażeniem.

9. Zapytanie w sprawie drogi dojazdowej: W odpowiedzi na pismo z Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów wysłano zapytanie z prośbą o doprecyzowanie terminu budowy/utwardzenia drogi dojazdowej do działek.

Dziękujemy za uwagę oraz cierpliwość w oczekiwaniu na realizację działań mających na celu poprawę warunków w naszej społeczności.

Członkowie zarządu kolejny dzień z rzędu działali przy budowie ogrodzenia oraz furtki. 

1. Nadzorowano dokładnie cały proces prac związanych z ogrodzeniem i instalacją, aż do finalnego wykończenia. Każdy etap był starannie monitorowany, aby zapewnić wysoką jakość wykonania oraz zgodność z określonymi standardami i wymaganiami. Pracownicy odpowiedzialni za prace byli doświadczeni i kompetentni, co zapewniło sprawną realizację projektu.

2. Po zakończeniu prac zarząd przeprowadził szczegółową inspekcję, potwierdzając, że wszystkie prace zostały wykonane z należytą starannością i zgodnie z ustalonymi wytycznymi. Zarówno ogrodzenie, jak i furtka spełniają oczekiwania w zakresie estetyki, funkcjonalności oraz bezpieczeństwa. Decyzja Zarządu potwierdza, że prace zostały zakończone zgodnie z założeniami projektowymi i są zadowalające pod każdym względem.

W celu realizacji projektu budowy parkingu przed domem działkowca, zostały podjęte staranne kroki organizacyjne. 

1. Złożono zamówienie na niezbędne kruszywo z renomowanej Kopalni Dolomitu w Imieliniu. Wybór tego konkretnego dostawcy wynika z ich solidnej reputacji oraz wysokiej jakości oferowanego materiału, co gwarantuje trwałość i stabilność wykonywanego parkingu.

2. Po ustaleniu warunków dostawy kruszywa z firmą transportową, zapewniono, że terminy oraz procedury dostawy są klarownie określone, aby uniknąć opóźnień i zapewnić sprawną realizację projektu. Dzięki temu możliwe jest skoordynowanie procesu dostawy z harmonogramem prac budowlanych.

3. W ramach przygotowań do budowy parkingu, zdecydowano się na wynajęcie koparki do równomiernego rozłożenia kruszywa na terenie parkingu. Wykorzystanie profesjonalnego sprzętu pozwoli na precyzyjne i efektywne wykonanie tej części zadania, co ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia pożądanego efektu końcowego.

4. W celu zapewnienia odpowiedniej stabilności i gęstości podłoża, niezbędnej dla utrzymania trwałości parkingu, zamówiono również zagęszczarkę. Dzięki temu możliwe będzie skuteczne zagęszczenie terenu, co zapobiegnie przesuwaniu się kruszywa oraz zapewni równomierną i solidną podstawę nawierzchni parkingu.

Członkowie zarządu poświęcili wiele godzin na wykonywanie różnorodnych zadań oraz podejmowanie kluczowych decyzji:

1. Ostatecznie ustalono zakres prac związanych z ogrodzeniem i instalacją furtki, a także zawarto umowę z wykonawcą, precyzując warunki.

2. Staranność nadzoru objęła prace firmy podczas montażu ogrodzenia i furtki, zapewniając, że są one wykonane zgodnie z ustalonymi standardami.

3. Określono szczegółowe warunki budowy parkingu przy Domu Działkowca, obejmujące dostawę kruszywa, ustalenie cen oraz prace związane z niwelacją terenu po jego rozprowadzeniu.

4. Skarbnik aktywnie zarządzał kontaktami z działkowcami oraz prowadził obsługę finansową, dbając o zabezpieczenie środków poprzez ich deponowanie w banku.

5. Prezes pełnił istotną rolę dla zainteresowanych osób, udzielając odpowiedzi na różnorodne pytania oraz przyjmując formalne wnioski, jak na przykład o wycięcie drzew na prywatnej działce zgłoszony przez jednego z działkowców. 

Chcielibyśmy podkreślić, że zgodnie z obowiązującym Regulaminem, każdy właściciel działki zobowiązany jest do samodzielnego przycinania swoich drzew. Zgodnie z ustaleniami, drzewa ozdobne i krzewy na działkach nie powinny przekraczać wysokości 3 m w odległości 2 m od granicy działki, a ich gałęzie nie mogą wykraczać poza granice działki. Zachęcamy każdego działkowca do przestrzegania tych zasad oraz do podejmowania własnych działań w zakresie pielęgnacji drzew i krzewów na swoich działkach. 

Pragniemy również poinformować, że usunięcie drzew lub krzewów, których wiek przekracza 10 lat, z terenów ogólnych Stowarzyszenia Ogrodowego lub z prywatnych działek, wymaga zezwolenia właściwego organu administracji publicznej. Wniosek w tej sprawie można złożyć za pośrednictwem Zarządu Stowarzyszenia. 

Zarząd razem z kilkoma działkowcami przez cały dzień od godzin porannych do wieczornych, prowadził prace przy  porządkowaniu terenu przy wymienianym ogrodzeniu oraz przy Domu Działkowca. 

1. • usunięto i wywieziono stare płyty. Zostaną wykorzystane jako podkład pod parking przy Domu Działkowca.

   • zlikwidowano 1 kompostownik, który został postawiony w niefortunnym miejscu przy Domu Działkowca. Kolejne kompostowniki zostaną usunięte w następnych dniach.

1. Wiceprezes wraz ze Skarbnikiem skoncentrowali się na pracach porządkowych i remontowych. Ich działania skupiły się na nadzorowaniu prac koparką, które obejmowały wyrównanie i oczyszczenie terenu przed wjazdem na teren Domu Działkowca, przygotowanie miejsca pod naprawę uszkodzonego ogrodzenia oraz furtkę. 

2. Na terenie nowego parkingu ścięto drzewo, na co oczywiście została udzielona z Urzędu Miasta. Wpłynie to na poprawę widoczności i dostępu na teren parkingu dla działkowców .

3. Prezes w godzinach popołudniowych wraz z trzema działkowcami, którzy wyrazili chęć odrobienia czynu społecznego, podjęli się demontażu płyt ogrodzeniowych. Niestety, pomimo chęci zaangażowanych osób, stan płyt okazał się bardzo zły, co uniemożliwia ich ponowne użycie - płyty rozpadały się podczas próby demontażu. 

Zarząd bardzo dziękuje działkowcom za zaangażowanie społeczne oraz chęć pomocy. Bez tych osób prace nie mogłyby zostać tak sprawie wykonane.

Powyższe prace były wykonywane od godzin porannych do późnego popołudnia.

1. Skarbnik Stowarzyszenia zainicjował akcję pomocową poprzez wysłanie 360 wiadomości SMS do działkowców, w których prosił o wsparcie przy pracach związanych z ogrodzeniem.

2. Zarząd prowadził rozmowy z działkowcami w celu ustalenia szczegółów dotyczących planowanych prac na terenie Stowarzyszenia.

3. Na jednej z działek wystąpiła awaria elektryczna, co mogło stanowić zagrożenie dla życia. Dzięki szybkiej interwencji Wiceprezesa, który usunął awarię i załączył wybity bezpiecznik, sytuacja została zażegnana.

4. Prezes oraz Skarbnik prowadzili negocjacje z Kancelarią Prawną w związku z otrzymanym wezwaniem do zapłaty od osoby, która uważała, że przelew na konto Stowarzyszenia był niezasadny. Zgodnie z dokumentacją posiadana przez Zarząd, osoba ta winna jeszcze zwrócić kwotę 2502,44 zł. Otrzymane pismo zostało zeskanowane i przesłane do Kancelarii w celu dalszych działań.

5. Prezes oraz Wiceprezes Stowarzyszenia udzielali się poza godzinami dyżuru, przyjmując interesantów i prowadząc rozmowy z kilkoma działkowcami na temat prac planowanych na terenie działek.

6. Zarząd Stowarzyszenia zawarł umowę dotyczącą wynajmu dużej sali na potrzeby organizacji imprezy.

7. Dokonano wpłaty pieniędzy na konto bankowe Stowarzyszenia, co stanowi istotny element w zarządzaniu finansami organizacji.

8. Zarząd Stowarzyszenia wykazał się aktywnością oraz skutecznymi działaniami w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu istotnych decyzji dotyczących funkcjonowania organizacji.

Prezes:

1.    Przekazał kompletną dokumentację dotyczącą sprzedaży działki, aktywnie wspierając i ułatwiając cały proces.

2.    Otworzył bramę, ułatwiając dostęp do działki dla zainteresowanego działkowca.

3.    Odebrał poprawione dokumenty od członka komisji skrutacyjno-mandatowej oraz od protokolanta Walnego Zebrania.

4.  Dostarczył dokumenty do radcy prawnego w celu złożenia o zmianę Statutu w KRS.

Wiceprezes z Skarbnikiem:

5.    Wspólnie przygotowali teren do pracy koparki, umożliwiając efektywne przeprowadzenie remontu ogrodzenia.

6.    Przeprowadzili wycinkę krzewów, które stanowiły przeszkodę w dostępie do ogrodzenia oraz zadbali o porządek na terenie i wokół terenu Stowarzyszenia.

Rozwiązanie problemu z MPWiK:

7.    Skutecznie rozwiązano problem z niskim ciśnieniem wody w sieci wodnej, zapewniając działkowcom sprawną dostawę wody.

1. Prezes prowadził intensywne negocjacje z różnymi firmami w celu uzgodnienia szczegółów dotyczących planowanego remontu ogrodzenia. Po wielu dyskusjach ustalono dokładny zakres prac, który obejmuje naprawę istniejących uszkodzeń, wymianę zniszczonych elementów oraz dodatkowe zabezpieczenia. Kosztorys całej operacji zostanie opracowany i przesłany do zatwierdzenia dla zarządu w najbliższych dniach.

2. Prezes zadbał o zakup odpowiedniego paliwa do narzędzi spalinowych, które będą niezbędne podczas przyszłych prac ogrodowych. Wybór odpowiedniego paliwa jest kluczowy dla efektywnego działania narzędzi oraz zapewnienia bezpieczeństwa podczas użytkowania.

3. Wiceprezes, pełniący dyżur, skoncentrował się na obsłudze interesantów w biurze zarządu. Przyjął dokumenty od nowych właścicieli działek, dbając o to, aby proces przechodzenia na własność przebiegał sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo, wydał niezbędne dokumenty potrzebne do sprzedaży kolejnych działek.

4. Skarbnik, choć poza godzinami dyżuru, nie zapomniał o obowiązkach wobec działkowców. Udzielił im wsparcia i odpowiedział na wszelkie pytania związane z opłatami i finansami, dbając o to, aby wszyscy członkowie społeczności mieli zapewniony dostęp do potrzebnych informacji i pomocy.

Odbyło się zebranie zarządu w sprawie ustalenia harmonogramu najbliższych prac. Ustalenia po spotkaniu:

1. Furtka w okolicy działki 244 powinna zostać zamontowana do końca kwietnia 2024. Umówiliśmy prace koparką w celu wyrównania i oczyszczenia terenu. 

Jest ona niezbędna aby umożliwić dostęp do działki dla osoby o poważnym stopniu inwalidztwa. Koszt furtki został w całości pokryty przez właściciela oraz dobrego serca sąsiadów.

Odbyło się spotkanie z wydziałem ochrony środowiska w celu ustalenia możliwości wyciącia drzew znajdujących się w bezpośrednim sąsiedztwie ogrodzenia, które również uszkadza ogrodzenie. Urząd nie ma pewności kto jest właścicielem terenu i wysłał w tej sprawie zapytanie do Zarządu Miejskiego Dróg i Mostów oraz do Marszałka Województwa Śląskiego. 

2. Prace związane z modernizacją sieci elektrycznej na aleji Irysów dla działek 42-48 i 60-64 zostaną rozpoczęte po Majówce. Została zamówiona minikoparka, a także ustalono szczegóły umowy z wykonawcą instalacji elektrycznej. Prace powinny się zamknąć kwotą około 12 000 zł.

3.  Firma, która miała wykonać furtkę i część ogrodzenia przy wejściu na działkę 265 zrezygnowała. Z usług innej firmy musieliśmy zrezygnować samodzielnie z powodu braku rzetelności. Prowadzimy rozmowy z innym wykonawcą ogrodzenia i furtki.

4. Zaplanowano prace przy budowie parkingu wzdłuż ogrodzenia przy Domu Działkowca. Koparka wyrówna teren. 22 kwietnia zostanie zamówiony tłuczeń. Do wycięcia jest 1 drzewo. 

Osoby, które mogą wyciąć drzewo, a także posiadające zbędny gruz, proszone są o kontakt z Zarządzem. 

5. Prowadzone są rozmowy z członkami Komisji Skrutacyjno-Mandatowej, Protokolantem oraz Prowadzącym Walnego Zebrania z 6 kwietnia, w celu uzupełnienia braków formalnych wymaganych do prawidłowego złożenia wniosku do KRS o zmianę Statutu. 

Treść maila od Radcy Prawnego:

Szanowni Państwo,

w związku z otrzymanymi dokumentami z zebrania w dniu 6 kwietnia b.r. wskazujemy, że zawierają one następujące braki, które uniemożliwiają złożenie skutecznego wniosku do sądu rejestrowego, tj.:

- w niektórych pełnomocnictwach brakuje daty udzielenia pełnomocnictwa lub daty walnego zebrania;

- w protokole komisji skrutacyjno-mandatowej:

     • błędna data - 24 lutego 2024 r. zamiast 6 kwietnia 2024 r.,

     • brak wskazania, czy zebranie odbyło się w pierwszym, czy drugim terminie,

     • brak wskazania w % ile było obecnych działkowców,

- w uchwałach:

     • brak podpisów protokolanta,

     • brak wskazania, czy uchwała została podjęta, czy nie,

- brak wyjaśnienia w protokole dlaczego liczba głosujących nad kolejnymi uchwałami nie pokrywa się z liczbą członków obecnych na zebraniu

- w dokumentach znajduje się kilka porządków obrad, nie wiadomo z samych dokumentów, który porządek obrad obowiązywał – zmiana porządku obrad na samym zebraniu (wprowadzenie nowych punktów) może zostać zakwestionowane

przez sąd rejestrowy, ponieważ działkowcy powinni być z wyprzedzeniem zawiadomieni, czego będzie dotyczyć zebranie;

- w przypadku zmiany statutu konieczne jest sporządzenie i podpisanie przez przewodniczącego zebrania tekstu jednolitego statutu (na każdej stronie), uwzględniającego dokonane zmiany. Należy przedłożyć trzy egzemplarze do sądu, z uwagi na obowiązek wysłania egzemplarza statutu do organów nadzoru nad stowarzyszeniem.

Prosimy zatem o zabranie dokumentów w celu ich poprawienia/uzupełnienia. 

6. W poniedziałek 22 kwietnia od godziny 16 do 18 zapraszamy osoby zainteresowane wykonywaniem prac porządkowych na terenie i wokół terenu Stowarzyszenia do osobistego odwiedzenia biura.

7. Osoby zainteresowane wjazdem na parking na terenie Stowarzyszenia, proszone są podanie numeru rejestracyjnego pojazdu. Zostaną przygotowane indywidualne zezwolenia.